上周和做行政的李姐聊天，她愁眉苦脸：“公司要统一换文档加密软件，IT说要先走审批流程，但市面上这么多工具，到底哪些需要审批？怎么选才不踩坑？” 还有小老板朋友吐槽：“员工用私人云盘传客户资料，万一泄露了，我连责任都担不起——得赶紧给办公文档上把锁！”
其实，文档加密软件的“待审批”问题，本质是企业对数据安全责任的把控：哪些工具符合安全标准？会不会泄露数据？员工用起来方不方便？
今天咱们就把这两件事一次性说清楚：先聊“待审批的加密软件有哪些”，再手把手教你“如何加密办公文档”，最后划重点避坑。
一、待审批的加密软件有哪些
VeraCrypt（开源加密工具）
BitLocker Enterprise（微软企业版）
McAfee Total Protection（企业安全套件）
域智盾软件（企业90%的选择）
下面以最后一个软件为例，给大家讲一讲如何加密以及如何解密申请的。
①如何加密
这个就比较简单了。进入后台，按照图片操作提示即可，创建一个新的策略。
②输入策略的名称，比如张三电脑上的加密，再选择透明加密或者其他类型，选择加密的程序，选择加密的密钥，选择电脑即可。
③如何解密
解密当然要建立解密申请了。可以先创建一个解密的申请流程，比如我想要A来解密，那么就可以这样设置
然后在策略这里，勾选上，允许手动解密文件，需要管理员审批通过
是不是很简单，不太明白的可以自己去测试一下子哈。
二、如何加密办公文档
方法1：用系统自带工具加密（简单安全）
Windows：用「BitLocker」（需专业版/企业版）。
操作：右键电脑本地磁盘（如D盘）→选择“启用BitLocker”→设置密码（建议12位以上，含字母+数字+符号）→选择“加密整个驱动器”→完成。
效果：硬盘被拆到其他电脑也读不出数据，开机必须输密码。
Mac：用「FileVault」（系统自带）。
操作：点击左上角苹果图标→“系统设置”→“隐私与安全性”→“FileVault”→开启加密→设置登录密码。
效果：硬盘加密后，即使电脑丢失，数据也无法破解。
方法2：用压缩软件加密（适合临时文件）
工具：7-Zip/WinRAR（免费）。
操作：右键文件→选择“添加到压缩文件”→点击“高级”→“设置密码”→输入两次密码（建议复杂密码）→勾选“加密文件名”→点击“确定”。
效果：生成的压缩包输错密码连文件名都看不到，传给同事也不怕被偷看。
注意：密码别存电脑里！建议用“密码管理器”（如1Password）保存，避免忘记。
三、加密办公文档，必须避开这3个“坑”！
1.别用“弱密码”：密码设成“123456”“abc123”等于没加密！建议用“字母+数字+符号”组合（如“W@ter2024-abc”），长度至少12位。
2.别“一密走天下”：不同文档用不同密码（比如财务文档一个密码，客户资料另一个），避免“一个密码泄露，所有文件失守”。
3.别“重加密轻备份”：加密后一定要备份密钥/密码（用密码管理器或写在纸质笔记本里），否则文件损坏或忘记密码，数据就彻底丢了！
最后说句大实话：加密不是“防贼”，而是“防风险”
文档加密软件的审批和选择，本质是企业对“数据安全责任”的重视。但加密不是万能的——再高级的加密，也比不过“员工主动保护密码”“不随意共享文件”的好习惯。
记住：好的加密方案，是“工具+制度+意识”的结合。选对工具、走完审批、教会员工，才能真正让文档“安全无虞”。
【责编：小瑶】
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